การขับเคลื่อนการบริหารในปี ๒๐๐๒ ของคนในระบบราชการ

พ.ต.อ.นิธิ ศรีวัฒนา อาจารย์พิเศษ


          ผลของกระแสโลกาภิวัตน์ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ "โลกที่ไร้พรหมแดน" ยุคของสังคมข่าวสารในอดีตโลกกว้างทางแคบ แต่ปัจจุบันโลกแคบทางกว้าง เพราะทำให้โลกทั้งโลกมีความเป็นโลกเดียวกัน ประเทศต่างๆ ที่อยู่ห่างไกลกลับมีความรู้สึกที่อยู่ใกล้กัน มีการรวมกลุ่มกัน เช่น อาเซียน หรือประชาคมยุโรป จึงมีความรู้สึกว่าโลกเล็กลง จากผลกระทบนี้เองทำให้ระบบราชการและรัฐวิสาหกิจของไทยได้รับผลกระทบและต้องปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงของโลก ที่มีมาตรฐานของสินค้าและบริการที่ใกล้เคียงกัน ดังนั้นระบบราชการและรัฐวิสาหกิจจะปฎิบัติแบบในอดีตตามลักษณะที่ค่อยเป็นค่อยไป การให้บริการหรือส่งบริการตลอดจนการผลิตแบบไทยๆ ไม่ได้แล้ว
          ต้องแก้ไขระบบโดยเน้นความรวดเร็วต่อการบริหารงาน
          ระบบของการตัดสินใจต้องเปลี่ยนไป เพราะว่าคอมพิวเตอร์ หุ่นยนต์
BAR CODE or EXPERT SYSTEM เข้ามามีบทบาทมากขึ้นมีผลทำให้องค์กรต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบ การให้บริการที่ถูกต้อง รวดเร็ว องค์กรต้องกระทัดรัดง่ายต่อการปรับตัว มีความคล่องตัวในการบริการสูง จึงมีความจำเป็นต้องกระจายการตัดสินใจไปสู่เจ้าหน้าที่ระดับเล็ก ซึ่งเป็นผู้ปฏิบัติงานใกล้ชิดกับประชาชนที่มาใช้บริการ ลักษณะเข่นนี้เรียกว่า EMPOWERMENT ซึ่งจะต้องมีการฝึกอบรมข้าราชการให้มีแนวคิดใหม่เกี่ยวกับการตัดสินใจในการผลิต การบริการ เพื่อให้เกิดความรวดเร็ว เราจะเห็นว่าราชการเริ่มหันมาสนใจแนวคิด " REENGINEERING" เพื่อให้เกิดความคล่องตัวตลอดจนการให้บริการที่รวดเร็วขึ้น มีอีกหลายแนวทางเช่น TOTAL QUALITY MANAGEMENT REINVENTING GOVERNMENT or JUST INTIME MANAGEMENT เป็นการปรับโครงสร้างและสร้างทีมงานให้มีศักยภาพ ซึ่งเป็นเทคนิคการบริหารที่ระบบราชการไทยไม่คุ้นเคยมาก่อน เพราะแต่เดิมคงปฏิบัติแบบ BUREAUCRACY ของ MAX WEBBER และ SCIENTIFIC MANAGEMENT ของ FREDERICK W.TALOR มาก่อน และจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงต่อไป เพื่อการบริหารจัดการระบบราชการไทย ซึ่งนิยมเรียกกันว่า "องค์การแบบแนวดิ่ง"(VERTICAL ORGANIZATION)
          คุณลักษณะการบริหารราชการแบบแนวดิ่ง
๑. การวินิจฉัยสั่งการมาจากผู้บังคับบัญชา
๒. การปฏิบัติงานของแต่ละคน มีหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างชัดเจน
๓. การเปลี่ยนแปลงช้า และน้อย เพราะมาจากผู้บริหารระดับสูง
๔. การสื่อความหมายและข้อมูลจากบนมาสู่ล่าง
๕. การโยกย้ายเปลี่ยนแปลงมีน้อย
๖. การคาดหวังในการทำงานมีความมั่นคง และเลื่อนระดับได้เมื่อมีการขยายองค์กรให้ใหญ่ขึ้น
๗. เจ้าหน้าที่จะสนใจบุคคลในระดับสูง และผู้บังคับบัญชาระดับเหนือจะเป็นผู้รับผิดชอบต่อผลของการปฏิบัติเท่านั้น เพราะให้คุณให้โทษได้
๘. ผู้บังคับบัญชาจะเป็นผู้กำหนดความคาดหวังในงานว่าจะปฏิบัติอย่างไร
๙. มีแรงจูงใจในการทำงานน้อย ดังนั้นจึงต้องควบคุมใกล้ชิด
          ข้อจำกัดในการบริหารองค์การแบบแนวดิ่ง
๑.การสื่อความหมายทางเดียว คือ รับคำสั่งจากผู้บริหารระดับสูงมาสู่เจ้าหน้าที่ปฏิบัติระดับล่าง จึงมีความสัมพันธ์ด้านเดียว
๒. การปรับปรุงแก้ไขในองค์การทำได้ยาก ปรับตัวยาก มีเจ้าหน้าที่มากมายไม่เกิดความคล่องตัว เพราะมีกฎระเบียบ ข้อบังคับ คำสั่ง ไม่สามารถปรับตัวกับบทบาทที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตลอดเวลาได้
๓. การบริหารองค์กรจึงมุ่งเน้นให้งานบรรลุเป้าหมายและให้ถูกต้องตามระเบียบ ข้อบังคับอย่างเคร่งครัดแทนที่จะคำนึงถึงความสำเร็จของงาน
๔. การบริหารแบบแนวดิ่ง มีสายการบังคับบัญชามากมายก่อให้เกิดความล่าช้าในทางปฏิบัติ
๕. มองความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาแบบนายกับลูกน้อง
๖. มีปัญหาในขนาดขององค์การที่ใหญ่และมีแนวโน้มที่ขยายให้ใหญ่มากขึ้น
          วิสัยทัศน์ ปี ๒๐๐๒ กับการปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารงานแนวราบ
          การปรับเปลี่ยนแบบแนวราบ
HORIZONTAL or THE CIRCLE ซึ่งมีรูปแบบ พอสรุปได้ ดังนี้
๑. หัวใจของการปฏิบัติ คือ ผู้รับบริการอยู่ตรงกลาง
๒. การทำงานทุกคนจะปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อบรรลุเป้าหมายตามกำหนด
๓. มีทักษะอำนาจหน้าที่และการควบคุมความรับผิดชอบร่วมกันเป็นองค์บุคคล
๔. มีการพูดคุยกันในเรื่องงานตลอดเวลาเพื่อการควบคุมและประสานงานมาจากการทำความเข้าใจ และการมีส่วนร่วม
๕. เกิดจากการเปลี่ยนแปลงในการปฏิบัติงานเร็วมาก มีการปรับตัวเร็วและพร้อมที่จะเผชิญกับบริบทใหม่ที่ท้าทาย
๖. ทักษะที่เกิดขึ้นกับบุคคลในองค์กรคือ " ความสามารถในการปฏิบัติงานร่วมกับผู้อื่น" มิใช่" ความสามารถในการสั่งและอำนวยการ"เท่านั้น
๗. มีชั้นขององค์กรน้อยมาก ต่อการทำงาน
๘. อำนาจในการบังคับบัญชา ไม่ใช่มาจากตำแหน่งอย่างเดียว
๙. นักบริหารในปี ๒๐๐๒ ต่อไปนี้จะทำหน้าที่เป็นผู้ให้พลังในการขับเคลื่อน เป็นผู้เชื่อมโยงงานต่างๆ และมอบหมายความรับผิดชอบและการตัดสินใจให้กับเจ้าหน้าที่ระดับเล็กที่สุด ที่ใกล้ชิดกับผู้รับบริการเรียกว่า "EMPOWERS"
          รูปแบบการบริหารราชการไทยปี ๒๐๐๒ จะต้องเปลี่ยนเป็นแบบ
๑.รูปแบบจะมีลักษณะเล็กลง และมีความคล่องตัวสูง
๒. สายการบังคับบัญชาสั้นลง มีลักษณะเตี้ยและผอม
(FLAT AND LEAN)
๓. การบริหารราชการต้องมีเทคนิคเรื่องของ "
EMPOWERMENT" การสร้างทีมงาน มีการบริการที่รวดเร็วมีประสิทธิผลสูง ตลอดจนได้รับการกลั่นกรองที่ดีจากเพื่อนร่วมงาน
๔. นักบริหารทุกระดับจะใช้เวลาไปกำหนดทิศทางใหม่ๆ มีนวัตกรรมใหม่ๆ เพราะถ้ามัวสนใจเรื่องเล็กน้อย จะไม่มีเวลาสนใจเรื่องนโยบาย และไม่สนใจเรื่องภายนอกองค์กร
(OUTWARD SEARCHING) จะเป็นลักษณะ LOCAL MAN มากกว่า COSMOPOLITAN MAN เป็นลักษณะนักบริหารการพัฒนา
๕. นักบริหารสมัยใหม่ต้องมีความอดทนต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของบริบท บริหารอยู่ภายใต้ความเสี่ยง จึงต้องมีความสามารถในการปรับตัว
(ADAPTATION) และการบูรณาการ (INTEGRATION)
๖. นักบริหารที่ดีต้องมีบทบาทที่อำนวยความสะดวก กับเจ้าหน้าที่หรือเพื่อนร่วมงาน
(FACILITATOR) ผู้นำด้านความคิด (MENTOR) เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง (INNOVATOR) และเป็นผู้ที่สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ สามารถเจรจาต่อรองได้ (BROKER) ไม่ใช้ความคิดของตนเองเป็นใหญ่ และบทบาทที่กล่าวมานี้ เหมาะกับงานพัฒนาผู้นำทางวิชาการ และวิชาชีพในยุคข่าวสารไร้พรหมแดน เพื่อการพัฒนาประเทศอย่างยั่งยืน